Hoe efficiënt werk jij? Toen ik werd gevraagd om mee te werken aan deze website, stelde ik mezelf die vraag. En eigenlijk werk ik best wel efficiënt, moet ik zeggen. Ik hou mijn omgeving lekker opgeruimd, wat me helpt om efficiënter te werken. En ik heb de boel, zowel op de computer, de mailbox als in mijn kantoor behoorlijk handig ingedeeld.
Allemaal zaken die natuurlijk gesneden koek horen te zijn voor een professional organizer.Ik moet toegeven: voordat ik professional organizer werd, was het wel eens anders. Vooral thuis. Dan kon het nog wel eens voorkomen dat ik uren liep te zoeken naar mijn sleutels. Die dan meestal ergens onder een stapel paperassen vandaan kwamen waar ik al drie keer eerder had gekeken, maar ze niet vond! Gelukkig ben ik sinds mijn carrièreswitch steeds beter geworden in het slim opbergen en dus makkelijk terugvinden van mijn spullen. Scheelt heel wat stress en bovendien tijd.
Nou moet ik toegeven dat ik het in mijn eentje wel heel erg makkelijk heb. Geen kinderen die van alles zoekmaken of een partner die vindt dat het eigenlijk ergens anders moet liggen. Ik kan mijn hele huis en dus ook mijn kantoor-aan-huis helemaal naar eigen inzicht inrichten. Bij het bepalen van mijn archief-categorieën hoef ik bijvoorbeeld alleen maar naar mijn eigen logica te luisteren. Daarnaast hoef ik mezelf geen e-mails te sturen om me op de hoogte te houden van wat ik allemaal doe. Meestal onthoud ik dat wel of anders schrijf ik een notitie in telegramstijl als geheugensteuntje.
Hoe anders is dat als je in een grote of kleine organisatie werkt, waar je je informatie moet delen met anderen. Dat kan knap ingewikkeld zijn. Want hoe archiveer je dan bijvoorbeeld al je dossiers? Wiens logica volg je? Hoe bepaal je wat wél en wat niet bewaard moet worden? En moet je die collega nu wel een e-mail hierover sturen of kan het ook zonder? En als je toch iets stuurt: hoe leg je dat dan het beste uit?
Nee, in zo’n situatie kan efficiënt werken een stuk lastiger zijn. Of misschien moet ik het zo zeggen: efficiënt sámenwerken is lastig. Omdat iedereen nou eenmaal zijn eigen manier van werken heeft. Efficiënt, gestructureerd of juist wat chaotisch, we hebben allemaal onze eigen stijl.
Efficiënt samenwerken is vooral een kwestie van het vinden van de juiste stijl. De stijl die het beste bij de groep past, die iedereen het meeste tot zijn recht laat komen. Soms is efficiënt samenwerken vooral een kwestie van duidelijke afspraken maken. Wat echter altijd te maken heeft met efficiënt samenwerken is goed communiceren. Efficiënt en effectief informatie delen en dan vooral niet te weinig, maar ook niet te veel. En zoals ik eerder al zei: dát kan behoorlijk lastig zijn.
Gelukkig zijn er veel oplossingen beschikbaar. Sommige gericht op het individu, de organisatie of op de onderlinge samenhang. Er zijn veel wegen die naar Rome leiden. Welke je ook kiest en wat je onderweg ook tegenkomt, onthoud maar dat het allerbelangrijkste is dat je op weg gaat. Als je zorgt voor een goede persoonlijke uitrusting, onderweg af en toe contact houdt met je medereizigers en op je kompas kijkt, dan bereik je uiteindelijk je einddoel. Goede reis!
Ben jij al op weg naar een efficiëntere stijl en zo ja, hoe dan? Reis je net als ik voornamelijk alleen, op het gemak en door niemand gehinderd? Of maak je deel uit van een team. Ik ben benieuwd naar je ervaringen.
