Ik heb het met Sacha over haar werk. Erg gemotiveerd komt ze niet over. Ik vraag haar of er in haar functie een goede besteding van tijd, geld, energie en middelen is. Sacha kijkt me verbaasd aan. “Geen idee. Ik doe eigenlijk gewoon wat me goeddunkt. Als ik mijn leidinggevende vraag wat mijn kerntaken zijn, blijft hij vaag.
Eigenlijk weet ik dus niet waarom ik doe wat ik doe… En om eerlijk te zijn: waarom zou ik me er dan druk over maken? Het voorbeeld van Sacha staat niet op zich: er zijn veel werknemers die niet weten waarom ze doen wat ze doen. Wat hun kerntaken zijn. Mensen die dus ook het nut niet zien van wat voor het management zo belangrijk is. Een ander voorbeeld:Tijdens een van mijn efficiencytrainingen zegt een medewerkster dat zij het niet eens is met de doelstelling van het bedrijf waar ze werkt. Later vertelt ze ook dat ze zelf bepaalt wat ze doet. En dat ze dan wel ziet hoe dat ‘valt’. Bij de training is ook de manager van een andere afdeling van dat bedrijf aanwezig. Hij reageert geschokt: hij had niet verwacht dat dit binnen hun bedrijf voorkwam.
Wat betekent dit in de praktijk?
Als mensen niet weten wat hun kerntaken zijn en niet weten of ze het juiste doen – en dat komt dus regelmatig voor – is dat behoorlijk desastreus voor een bedrijf. Want dat betekent dat de visie, doelstellingen, taak en inhoud niet helder zijn.
Het gevolg is een enorme verspilling van tijd, geld en energie. Deze verspilling wordt in de hand gewerkt doordat:
- het niet duidelijk is WAARVOOR iets gedaan moet worden (en dus gaan mensen zelf hun kaders scheppen);
- niet duidelijk is WAT er gedaan moet worden (en dus gaan mensen hun eigen taakinvulling maken).
En tja, als mensen deze redenen niet kennen, dan gaan ze zich zéker niet bezighouden met de vraag HOE ze dit zo efficiënt mogelijk kunnen doen.
Werk vanuit een heldere taakstelling
Geldt dit bovenstaande ook voor jou, dan kan je het erbij laten zitten of je kan het aanpakken. Je hoeft daarmee echt niet te wachten tot je het top-down aangereikt krijgt. Iedereen kan een helder beeld krijgen van z’n eigen taakstelling. Stel jezelf de volgende vragen. Als je het antwoord niet weet, klop dan aan bij je manager. Probeer dan samen jouw taakstelling helder te krijgen.
- Wat is de visie/doelstelling van het bedrijf?
- Wat zijn mijn kerntaken en welke werkzaamheden horen hierbij?
- Dragen mijn kerntaken (en hun werkzaamheden) bij aan de visie/doelstelling van het bedrijf?
- Past wat ik moet doen bij mijn talenten, vaardigheden en kennis?
- Hoe kan ik mijn werkzaamheden uitvoeren met een zo goed mogelijke besteding van tijd, energie, geld en middelen?
Zodra je de antwoorden op de bovenstaande vragen met je manager hebt doorgenomen, kunnen er drie dingen gebeuren. a. Het blijkt dat jullie prima op elkaar zijn afgestemd. b. Je komt erachter dat je een totaal ander beeld hebt van de visie van het bedrijf en van jouw kerntaken dan jouw manager. c. Je komt erachter dat je bepaalde vaardigheden c.q. kennis nog niet hebt om jouw taken op een goede manier te doen.
In alle gevallen is dan zowel voor jou als voor je manager helder op welk onderdeel de focus moet komen te liggen. En precies deze focus is het startpunt van efficiënt(er) werken.
