Klakkeloos managementmethodieken volgen?
Ik ben geen voorstander van het klakkeloos volgen van managementmethodieken. Ik vind het altijd belangrijk datgeen uit een methode te halen wat voor mij of de klant werkt. Zo ook heb ik dat gedaan met Getting Things Done van David Allen. Getting Things Done ofwel afgekort GTD is een actie gebaseerde managementmethode. Ben tiggelaar neemt de methode vaak mee in zijn ‘MBA in 1 dag’ (zie video), omdat het heel belangrijk is leiding te kunnen geven aan jezelf als manager en plannen ook daadwerkelijk om te kunnen zetten in acties en niet te blijven hangen in plannen.
Informatietijdperk
Het tijdperk waarin we nu leven zorgt ervoor dat er honderdduizend dingen tegelijk op ons afkomen en dat we ook van alles tegelijk moeten doen en daarbij toch productief moeten zijn. Als je een helder opgeruimd hoofd kunt hebben met een ontspannen gevoel dat je alles onder controle hebt en ook daadwerkelijk ziet dat je ideeën verder komen dan je hoofd, ben je veel effectiever en efficiënter dan wanneer je hoofd overloopt met alles. In mijn blog over efficiënter werken met een opgeruimd hoofd pleitte ik ook al voor het leegmaken van je hoofd.
GTD kan je hierbij zeker helpen, mits je het invult op jouw eigen manier en dus niet klakkeloos David Allen volgt. Het is geen kunstje, maar het moet iets eigens worden.
GTD
GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen niet over zijn taken hoeft na te blijven denken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt van het moeten herinneren van alle taken en kan men zich concentreren op het daadwerkelijke uitvoeren van de taken.
‘Mind like water‘
Alles opschrijven is dus het eerste en belangrijkste. Onderzoek heeft aangetoond dat ons brein 7 dingen tegelijk aankan (denk ook aan mijn blog over multitasken), maar dat we gemiddeld veel meer ballen in de lucht moeten houden. Door al die zaken uit je hoofd te halen en in een ‘extern systeem’ op te nemen, krijgt je hoofd weer ruimte om over nieuwe dingen na te denken en door er zo mee om te gaan kun je het ook nog beter onthouden. David Allen heeft het over een ‘geest als water’, een term uit karate. Denk aan het gooien van een steen in een rimpelloze vijver. Het water reageert nooit te sterk of te zwak en komt weer terug in kalme toestand.
Een mooie bijbehorende quote van Shunryu Suzuki:
Als uw geest leeg is, dan is hij overal klaar voor en staat hij open voor alles.
Intensief maar volhouden!
GTD is in het begin wel even zeer intensief en misschien zelfs tegen natuurlijk. En je zult het gevoel hebben dat je er wellicht niet efficiënter door gaat werken, maar dat komt dan omdat je het nog niet in je ‘systeem’ hebt zitten. Even doorzetten en je eigen draai vinden. Belangrijk is dat als je een verandering van werkwijze bij jezelf wilt bewerkstelligen, dat je er de tijd voor neemt en de veranderende werkwijze ook een tijd (minimaal een maand) blijft hanteren om het te laten inslijten, anders verval je weer in je oude gewoontes.
Basisprincipes GTD
GTD in diagram door David Allen
GTD bestaat uit een aantal basisprincipes: Verzamel, Verwerk, Organiseer, Bekijk en vooral ook Doe. Het gaat niet alleen om het leegmaken van je hoofd, maar vooral ook om het beheer van je e-mail e.d. Ik zal kort uitleggen wat die basisprincipes betekenen en hoe je het kunt toepassen.
Verzamel (Collect)
Verzamel alles wat aandacht vraagt. M.a.w. haal alles uit je hoofd, maar ook je mailbox, de briefjes die rondzwerven, je post etc en verzamel het in een ‘extern systeem’. Dit verzamelen kan op verschillende manieren. David Allen heeft het over de bucket, ‘de emmer’, waarin je alles kunt verzamelen. Je kunt bijvoorbeeld allemaal losse post-its maken per item. Je kunt het ook digitaal verwerken (Evernote, Wunderlist, Remember the milk, Toodledo, Things, etc). Je kunt het in een mindmap zetten, etc. Let op dat je alleen verzameld wat in je hoofd zit en niet direct aan de slag gaat ermee.
Verwerk (Process)
Verwerk alles wat je in ‘de emmer’ hebt gestopt door te bepalen wat je ermee gaat doen. David Allen heeft hier een vrij strikte werkwijze voor bedacht:
- begin altijd bovenaan
- verwerk 1 item per keer
- stop nooit iets terug in de emmer
- als een item een actie vereist:
- als het korter dan 2 minuten vergt, voer het dan direct uit
- delegeer de actie aan iemand anders als dat van toepassing is
- neem het op in je actielijst
- als een item geen actie vereist:
- archiveer het voor later
- gooi het weg
- of neem het op de actielijst op voor mogelijk latere acties
Die 2-minuten regel is vrij belangrijk in Allen zijn methode. Die 2 minuten zijn zo gekozen, omdat het ook 2 minuten zou kosten om een actie op een actielijst te plaatsen. Dus dan kun je het beter gelijk uitvoeren.
Zorg dat je per item ook context (b.v. ‘op kantoor’, ‘vergadering’, ‘telefonisch’, ‘in de trein’), benodigde tijd, benodigde energie en prioriteit opneemt.
Organiseer (Organize)
Je actielijst moet je organiseren, categoriseren om efficiënt te kunnen zijn met deze methode. De categorieën die je kiest kun je overal terug laten komen, in bakjes op je bureau, digitaal, maar ook in je mailbox.
Zo heb ik standaard de volgende categorieën (hier moet je vooral je eigen herkenbaarheid verwerken):
- Actie, alle items waarvoor ik een actie moet ondernemen (noteer vooral wat de eerstvolgende actie stap is, zorg voor duidelijkheid)
- Projecten, alle items die bij een project horen (ook die kun je dan weer categoriseren)
- Afwachten, alle items die ik heb gedelegeerd naar anderen, of waarvoor een externe gebeurtenis moet plaatsvinden om verder te kunnen gaan
- Financieel, alle items die te maken hebben met betalingen
- Lezen, items als nieuwsbrieven e.d. die ik tussendoor op mijn gemak wil lezen
- Later, alles wat ik op een later tijdstip ooit, misschien wel een keer zou willen doen, ik hoef er nu geen actie voor uit te voeren, kan het niet delegeren, maar wil er ooit wel iets mee.
- Bewaar, alle items die worden gearchiveerd, digitaal kun je die ordenen zoals je wilt. Op papier moet je nadenken over hoe je je archief wilt ordenen.
Bekijk (Review)
Bekijk de lijsten met acties en herinneringen. Minstens dagelijks, of wanneer er tijd voor is. Minstens wekelijks is het de bedoeling om alle openstaande taken, projecten en ‘in de wacht’ taken worden nagekeken. Maar ook de stappen herhalen van verzamelen, verwerken en organiseren.
Doe (Do)
Doe, anders hebben de vorige stappen geen nut. Afhankelijk van de dan beschikbare tijd, energie en context kies je de taak die je dan kunt uitvoeren. Als je de neiging hebt om de makkelijke taken altijd eerst te doen, kun je ervoor kiezen op volgorde af te werken.
Hoe te starten met GTD?
Klinkt allemaal leuk, maar hoe nu te starten met GTD? Je zult een keer een start moeten maken met de stappen zoals hierboven beschreven.
- Maak een keer een dag (of beter nog 2) vrij om te starten met het verzamelen van alles (het is een begin, je zult vast niet alles in 1 keer kunnen verzamelen, start bijvoorbeeld eens met je e-mail).
- Doe ditzelfde met Verwerken en Organiseren. Vergeet vooral niet de context, benodigde tijd en prioriteit op te nemen.
Dit is je startpositie. Je hebt nu gecategoriseerde actielijsten en bent bezig je leven effectiever en efficiënter te maken. Nu moet je het bijhouden.
- Telkens als er iets in je hoofd schiet, verzamel het dan in het door jou gekozen ‘externe systeem’ en als je tijd hebt, verwerk en organiseer het ook gelijk.
- Maar ook als je iets zit te lezen of als je iets voorbij ziet komen op het web, kun je dit toepassen, tenzij je de tijd hebt op dat moment om het te lezen.
- Zorg dat je mail niet heel de dag open staat. Open het bijvoorbeeld 2 tot maximaal 3 keer per dag en verwerk en organiseer de mail die in je inbox binnen is gekomen.
Let ook continue op de 2-minuten regel. Kan het in 2 minuten afgehandeld worden, doe dat dan vooral, dat geeft ruimte.
- Maak automatische regels voor je e-mail (per mailsysteem verschillend), zodat bijvoorbeeld nieuwsbrieven en andere te lezen items automatisch in je mapje lezen terecht komen. Of mails afkomstig van projectleden automatisch in het bijbehorende projectmapje. Dit scheelt in je verwerk en organiseer handelingen.
- Maak wekelijks ruimte vrij om je acties te bekijken en bij te werken.
- Gebruik je agenda alleen voor afspraken, vergaderingen e.d. gebruik je agenda niet als to-do lijst
Volledig?
Ik ben hiermee absoluut niet volledig en heb zeker niet de hele GTD methode beschreven. Maar ik probeer je hiermee een kleine handreiking te doen om de eerste stappen te zetten naar een efficiënter (werk)leven. David Allen heeft natuurlijk ook een website die je kunt bezoeken.
En in zijn boek heeft hij het bijvoorbeeld ook nog over het inrichten van je werkplek, het hebben van bijvoorbeeld een labelwriter en andere basisbenodigdheden om de methode echt tot in de puntjes te volgen. David Allen geeft ook als suggestie te gaan werken met
Tickler file methode
een ‘tickler file’. Een methode om je papieren acties op te bergen. 12 mapjes, voor elke maand 1. En 31 mapjes voor de dagen in de maand. Als je door de eerste stappen te zetten merkt dat je effectiever en efficiënter bent geworden, kun je altijd nog meer verdiepingsstappen maken.
Mijn advies is: begin klein en bouw dit uit. Vaak ligt er al zoveel om te verzamelen, dat dit onmogelijk in 1 of 2 dagen te doen is.
En let op, soms denk je dat jij iets moet doen aan een bepaalde taak, maar door het op te schrijven, daardoor dus even geen aandacht te geven in je hoofd en er later op terug te komen, blijkt vaak dat jij helemaal niets hoefde te doen met die taak en dat het zichzelf al heeft opgelost, of iemand anders het heeft opgepakt.
