Soms lijkt het of efficiënt werken mensen een bepaalde richting op duwt: die van de kaasschaaf. Steeds maar iets eraf schaven: minder tijd, minder kosten… Alles om maar efficiënt bezig te zijn. Zonde, want blijven schaven kan betekenen dat je uiteindelijk alleen de kaaskorst overhoudt.
Efficiënt werken is dan ook vooral het slim keuzes maken in je werk, niet het zuinig keuzes maken. Regelmatig zie ik mensen die denken hun bedrijfsproces te optimaliseren door dingen vooral net ietsje sneller te doen, of iets minder uitgebreid. Terwijl je je eigenlijk moet afvragen of je wel de juiste dingen doet.
Drie vragen die je jezelf moet stellen bij je werkzaamheden:
1. Wie zit hierop te wachten?
Als je bedenkt dat je klanten een nieuwsbrief horen te krijgen, moet je wel zorgen dat de inhoud past bij hun behoeften. Dat je artikelen gaan over onderwerpen die hen raken, dat je links biedt die leiden naar relevante websites… Als je 10 uur per week besteedt aan een nieuwsbrief die door 60% van de ontvangers ongelezen wordt gedelete, ben je niet efficiënt bezig.
2. Welk resultaat wil ik bereiken?
Een goed project begint bij het nadenken over het resultaat.
Je kunt nog zo’n gelikte projectadministratie voeren, een stuurgroep en klankbordgroep hebben ingericht – als je einddoel onduidelijk is, is het allemaal verspilde moeite geweest. Stap die helikopter in en ga boven je onderwerp hangen. Wat wil je dat er uiteindelijk onder de streep overblijft? Wat gaat je project veroorzaken? Begin met die vragen, en reken van daaruit
terug.
3. Wat is er al gedaan waarop ik kan voortbouwen?
Je zou de organisaties de kost moeten geven waarin het wiel jaarlijks weer wordt uitgevonden, omdat a. de vorige uitvinder het bedrijf heeft verlaten zonder zijn kennis over te dragen of b. er niet goed wordt gedocumenteerd wat er allemaal aan kennis en ervaring is in het bedrijf… Je kunt ook leren van andermans missers! Een half uur investeren om te praten met iemand die relevante ervaring heeft kan je vijf uur werk schelen. Een dagdeel doorbrengen op fora en websites over jouw onderwerp kan je inzichten scherpen, waardoor je bepaalde stappen sneller kunt nemen. ‘Even surfen’ kan dus juist heel efficiënt zijn.
Werk ze!
