Het zou interessant zijn om iemands gedachtenstroom te kunnen downloaden in geschreven tekst. En dan turven: hoe vaak komt dezelfde gedachte voorbij? Alle kans dat er een top-5 te maken is van gedachten die maar rondmalen; een enorm inefficiënt gebruik van je tijd, energie en ‘processortijd’ van je koppie. Pak de ontstopper… Maak je hoofd leeg!
Ik ontmoet ze regelmatig; mensen die me trots vertellen dat ze nooit iets hoeven op te schrijven. ”Alles zit daarboven”, glunderen ze, terwijl ze op hun voorhoofd wijzen. In gedachten wijs ik dan ook op mijn voorhoofd… Op een andere manier. Niet handig, je hoofd vol laten zitten! Met name in bed komen gedachtes los, omdat je hersenen meer rust krijgen. En tsja… In Het Donker Lijkt Alles Groter. ‘Niet vergeten! P. nog informeren over verschuiven van de deadline. En oh, heeft P. eigenlijk al input gegeven voor dat plan? Jee, ik moet nodig eens die inkopen voor de kerstborrel laten regelen door Facilities. Maar wacht, de facility manager was ziek. Zou die vervanger er al zijn morgen? Want morgen is die lunch met bedrijf X en dan kunnen we écht niet aankomen met kleffe broodjes kaas. Dat was de laatste keer beschamend. Shit, vergeten ze als bezoekers aan te melden! Morgen meteen doen.’
En door, en door, en door… Deze denker heeft behoefte aan twee dingen: pen en papier (of een smartphone, als hij wat digitaler werkt). Lijstjes maken! Prioriteiten stellen. Wat moet eerst? Wie of wat heb ik daarvoor nodig? Wat kan ik delegeren? Wanneer moeten die acties door anderen uiterlijk gedaan zijn?
Twee lijsten vormen je basis: je actielijst en je rappellijst.
Op je actielijst staat wat je moet doen en wanneer je dat gaat doen. Dat is niet hetzelfde als ’wanneer het klaar moet zijn’! Dat is een deadline… En van die deadline reken je terug, zodat je weet wanneer je de actie moet uitvoeren om de deadline te kunnen halen.
Op je rappellijst noteer je wat je hebt uitgezet aan acties en wanneer je antwoord terug wilt hebben, of wanneer je gaat controleren of iets is gedaan. Als dat lijstje kort blijft, kun je het ook vervangen door notities in je agenda op de betreffende dagen. Als je communicatie over uitgezette acties voornamelijk per mail gaat, maak je in je mail ook een mapje ‘Afwachten’. Daarheen sleep je alle verzonden mailtjes waarop nog een vervolg komt; omdat iemand je antwoord moet geven of iets moet gaan doen.
Ben je het gesleep zat? Dan maak je een Wizard regel aan in je mail voor dit soort mails, en bedenk je een rijtje tekens of letters waarmee je aangeeft dat het een mail is voor het mapje ‘Afwachten’. Onderaan elk van die mailtjes typ je iets dat niet normaliter in je teksten voorkomt, bijvoorbeeld [afw]. Je kunt Outlook opdracht geven om van alle mails waarin ‘[afw]‘ in de tekst voorkomt, een kopie te verplaatsen naar je mapje ‘Afwachten’.
Het enige dat je nog nodig hebt, is de discipline om dat mapje een paar keer per week na te lopen. Wat staat er nog open? Waar wacht je nog op?
Bedenk een systeem dat voor jou werkt. Niet iedereen werkt op dezelfde manier, maar het is wel een universeel gegeven dat informatie beter úit je hoofd, dan in je hoofd kan zitten. Net als je computer werkt je hoofd ook trager, als er veel processen tegelijk plaatsvinden.
Werk ze!
